Групповое планирование
Функция группового планирования позволяет организовать события, встречи и общие для группы задачи, запрашивать подтверждения у приглашённых и публиковать сведения. Если пользователь получил приглашение на встречу или мероприятие, он может ответить на него согласием или отказом, а также выдвинуть встречное предложение, предложив изменить условия (например, время или место). Кроме того, пользователь может опубликовать график своей занятости, чтобы другие люди знали, когда он освободится, и имеет возможность запрашивать аналогичную информацию о других.
В настоящее время для передачи данных применяет электронную почту, с использованием протокола IMIP для группового планирования. IMIP — стандартный протокол, который используют многие другие почтовые клиенты, такие как Outlook, Lotus Notes и Evolution от Novell. Это означает, что пользователь может обмениваться сведениями с другими пользователями, у которых установлена одна из этих программ. Для получения, обработки и отправки сведений о событиях, ответов, обновлений, уведомлений об отмене и так далее работает в связке с . Например, если решено принять полученное с помощью приглашение, при щелчке по пункту принять в теле письма событие будет добавлено в календарь пользователя, а организатору события будет автоматически отправлено сообщение о согласии.
Если в параметрах группового планирования установлен флажок Использовать сервер совместной работы, будет управлять групповым планированием. Иными словами, не будет необходимости обращаться к меню Расписание для ручного управления планированием. Например, при создании события или задачи, требующей участия других людей, автоматически запросит подтверждение рассылки приглашений, и искать пункт меню Расписание Направить уведомления не понадобится. Аналогичным образом, если пользователь изменил своё состояние участия, выведет приглашение на отправку обновления состояния организатору события, и искать пункт меню Расписание Направить обновление статуса станет ни к чему.

Публикация событий, задач и записей дневника
Если требуется поделиться информацией о событии, выделите его и выберите пункт меню Расписание Опубликовать сведения.... Появится диалог с предложением ввести адреса электронной почты получателей. Затем сведения об этом событии в формате iCalendar будут разосланы по указанным адресам.
Таким способом возможно отправлять сведения кому угодно, не только участникам события. Фактически, можно опубликовать событие или задачу, которые вообще не содержат участников, так как ответа на запрос от участников не требуется.
Пример: пользователь играет в музыкальной группе и время от времени даёт живые концерты. Чтобы поклонники группы вовремя узнавали о предстоящих выступлениях, пользователь ведёт список рассылки. Если пользователь заносит даты своих концертов в , то он может просто выбрать пункт меню Расписание Опубликовать сведения..., ввести адрес списка рассылки — и дата концерта автоматически появится в календарях подписчиков (если, конечно, они тоже пользуются ).
При публикации события приведённым выше способом адресат получит сообщение о событии, но не возможность запросить участие в нём. Чтобы предоставить такую возможность, выберите пункт меню Расписание Отправить в формате iCalendar....

Действия организатора при групповом планировании
При создании события или задачи и приглашении участников пользователь выступает в качестве организатора события. Чтобы указать участников, откройте диалог изменения события или изменения задачи и перейдите на вкладку Участники. Когда пользователь является организатором события, в представлении расписания в строке события появляется соответствующий маленький значок Значок организатора.
Организатор отвечает за отправку приглашений, сбор ответов от участников и постоянное обновление сведений о событии или мероприятии для всех вовлечённых людей.

Отправка приглашений и обработка ответов
Чтобы организовать задачу или событие, создайте его в и выберите приглашённых с помощью вкладки участников. поддерживает направление уведомлений как автоматически (в зависимости от параметров групповой работы ), так и с помощью пункта меню Расписание Направить уведомления. Участники получат электронные сообщения, содержащие всю необходимую информацию о предстоящем событии или задаче. Они смогут ответить на предложение о встрече согласием, отказом или встречным предложением. Все эти сведения будут получены организатором по электронной почте и (при условии правильной настройки ) автоматически добавлены в его календарь. Если появятся дополнительные участники (то есть те, кто принял пересланное приглашение), организатору будет предложено одобрить их участие.

Отмена события или задачи
Отменить событие или задачу может только его организатор. Если в параметрах группового планирования установлен флажок Использовать сервер совместной работы — просто удалите соответствующее событие или задачу, и выведет запрос на отправку сведений об отмене. Если этот флажок не установлен — выделите событие или задачу и выберите пункт меню Расписание Направить уведомления об отмене.
Это приведёт к рассылке сообщений об отмене всем участникам, чтобы они тоже могли удалить событие из своих календарей.

Действия в качестве участника
Если пользователь получил приглашение и согласился участвовать, то в его календарь будет добавлено соответствующее событие или мероприятие. Если это событие, то в представлении расписания возле события появится маленький значокЗначок участника.

Ответ на приглашение
На приглашение, поступившее в папку «Входящие» , возможно ответить следующим образом: Отклонить, Принять или Принять с условием. При выборе двух последних действий пункт будет внесён в ваш календарь. Независимо от выбранного варианта ответа, автоматически направит его организатору.
Приглашение также возможно Делегировать или Переслать. Делегирование позволяет предложить другому человеку стать вашим представителем. Нажатие кнопки Переслать позволяет переслать приглашение одному или нескольким людям, которые ещё не были приглашены. Если получатель запроса на делегирование или пересланного приглашения примет его, организатору будет предложено утвердить нового участника.
Если обстоятельства изменились, отредактируйте своё состояние участия на вкладке «Участники». Если в параметрах группового планирования установлен флажок Использовать сервер совместной работы, выведет запрос на отправку сообщения с обновлением состояния участия. Если этого не произошло, выберите пункт меню Расписание Направить обновление статуса .

Отправка встречного предложения
Если пользователя не устраивают некоторые характеристики события, на которое он приглашён (чаще всего речь идёт о времени и месте), он можете изменить соответствующие параметры события и отправить организатору письмо со встречным предложением. Для этого следует выделить событие и выбрать пункт меню Расписание Требуются изменения .
Организатор события, получив предложение пользователя по электронной почте, сможет принять или отклонить его.

Запрос новейшей версии события или задачи
Для запроса новейшей версии события выделите его и выберите пункт меню Расписание Запросить обновление. Организатор направит в ответ обновлённые сведения о событии.

Информация о занятости
Информация о занятости — это график пользователя. Зная о его предварительных договорённостях, другие люди смогут принять эту информацию во внимание при планировании событий. Обратите внимание, что публикуются только интервалы занятого времени, а не соответствующие события, причины или участники.
может публиковать и запрашивать сведения о занятости как в ручном, так и в автоматическом режиме.
Чтобы разослать сведения о своей занятости почтой, выберите пункт меню Расписание Отправить сведения о занятом времени по почте.... Введите в появившемся диалоге те адреса, по которым нужно разослать сведения, и нажмите кнопку OK.
Серверы совместной работы обычно хранят сведения о занятости в одном и том же месте, поэтому пользователь может получать сведения о расписании других пользователей, а они — о его графике. Возможно настроить на автоматическую отправку и загрузку этих сведений с помощью настройки параметров занятости в диалоге Настройка .
Для загрузки сведений о занятости на сервер, указанный в диалоге настройки параметров занятости , выберите пункт меню Расписание Опубликовать информацию о занятом времени.

Примеры

Создание группового события
В этом примере рассматривается создание события. На следующий понедельник необходимо назначить встречу, посвящённую выпуску нового продукта. Ваш начальник Джоан Холден будет председателем, а вы, Джек Смит, будете организатором. Во встрече должны принимать участие ещё два участника: Питер Кржински и Кирстин Фриз. Джоан вручила вам программу встречи. Событие начнётся в 12 часов дня и закончится в 13. Встреча будет повторяться каждый понедельник.
С помощью навигатора по датам перейдите к следующему понедельнику.
Выберите пункт меню Действия Создать событие... или выделите промежуток времени между 12 дня и концом первого часа дня, а затем введите название события.
Введите подходящее название. Необходимо выбрать наиболее краткое и ёмкое описание, поскольку этот текст будет отображаться в различных местах программы. Рекомендуется ввести Выпуск продукта.
Введите более подробную программу события в большом поле. В этом простом примере введите отдельными строками Введение, План, Заключение.
Перейдите на вкладку Напоминания. Установите время напоминания на «за 15 минут до начала» (достаточно, чтобы приготовить чашку чая перед началом встречи).
Перейдите на вкладку Основное. Выберите в диалоге Редактор меток пункт Встреча.
Перейдите на вкладку Повторение и выберите повторение по неделям.
Большая часть работы была сделана автоматически. По умолчанию в установлено еженедельное повторение. Обратите внимание — параметр Закончить установлен в значение никогда. Это значит, что событие будет повторяться каждый понедельник до бесконечности (то есть до момента удаления пользователем).
Здесь всё готово, перейдите на вкладку Участники.
На вкладке Участники следует выполнить следующие действия:
Вы увидите, что являетесь организатором события.
В первом поле ввода введите адрес электронной почты в формате Имя <email>. Для этого примера следует ввести: Джоан Холден <jholden@thiscompany.com>.
Если имена приглашаемых участников уже внесены в вашу адресную книгу , то вместо ввода имён и адресов возможно просто нажать кнопку Выбрать участников....
Выберите роль Председательствующий.
В следующем поле ввода укажите: Питер Кржински <pkrzinski@thiscompany.com>.
В следующем поле ввода укажите: Кристин Фриз <kfriese@thiscompany.com>.
Если программа настроена для совместной работы, будет предложено разослать приглашаемым участникам сообщения с описанием события и запросом ответа (при условии, что на вкладке Участники включён параметр Запросить ответ ). Приглашения также возможно направить с помощью пункта меню Расписание Направить уведомления.
Ещё раз просмотрите настройку события, пройдя по вкладкам Основное, Участники и Повторение. Если всё в порядке, нажмите кнопку OK.
Отлично, вы запланировали ваше первое событие!