Groepsplanning
Door de mogelijkheid in voor groepsplanning (group scheduling) kunt u afspraken, bijeenkomsten en gedeelde taken organiseren, een antwoord verzoeken van de deelnemers, en items publiceren. Als u voor een afspraak of taak wordt uitgenodigd, kunt u een antwoord sturen, dat u eraan wilt deelnemen, of een ander voorstel sturen, met andere gegevens, zoals een ander tijdstip of andere locatie. U kunt ook uw vrij/bezet-gegevens sturen, zodat men weet wanneer u beschikbaar bent, en dezelfde informatie van anderen opvragen.
Op dit moment worden door afspraken en taken gepland, met gebruik van e-mail, voor het versturen van de gegevens, volgens een op standaarden gebaseerd schema, het IMIP-protocol voor groepsplanning. Omdat het een standaard is, wordt IMIP door vele andere clients gebruikt. Bijvoorbeeld door Outlook van , Lotus Notes en Evolution van Novell. Dit betekent dat u afspraken kunt delen met anderen, die een van deze programma's gebruiken. is geïntegreerd met , voor het ontvangen, verwerken en versturen van afspraken, daarmee verband hebbende antwoorden, updates, afzeggingen, . Bijvoorbeeld, als u via een uitnodiging krijgt, en besluit die te accepteren, dan kunt u in het e-mailbericht klikken op de koppeling Accepteren, waardoor de afspraak in uw agenda wordt opgenomen, en automatisch een antwoord wordt gestuurd naar de organisator van de afspraak.
Als u het vakje voor Groupware-communicatie gebruiken aanvinkt in het deel groepsplanning, zal alle communicatie voor de groepsplanning voor u doen. Met andere woorden, u zult dan slechts zelden nog het menu Plannen nodig hebben. Bijvoorbeeld, als u een afspraak of taak aanmaakt met deelnemers, zal u vragen of er uitnodigingen naar de deelnemers moeten worden gestuurd, dus dit hoeft u dan niet meer te regelen in het menu Plannen Uitnodiging versturen aan deelnemers . Ook, als u uw status als deelnemer aan een afspraak waar u voor bent uitgenodigd, wilt wijzigen, zal het u vragen of uw bijgewerkte status naar de organisator van de afspraak moet worden gestuurd, zodat u dat dan niet meer in het menu Plannen Statusupdate versturen hoeft te regelen.

Een afspraak, taak of journaalingang publiceren
Als u iemand een afspraak, taak of journaalingang wilt versturen, klikt u, na het selecteren van het item, in het menu op Plannen Iteminformatie publiceren.... U krijgt dan een dialoog, waarin het e-mailadres wordt gevraagd, waar de afspraak of taak naar moet worden gestuurd. Het item wordt verstuurd per e-mail, in het iCalendar-formaat.
Merk op dat u met deze actie elk item naar iedereen kunt versturen, niet alleen aan deelnemers. U kunt zelfs een item zonder enige deelnemer publiceren, omdat er bij publiceren geen antwoord wordt gevraagd.
Bijvoorbeeld, u speelt in een band, en u speelt zo nu en dan ergens. Om uw fans over uw optredens te informeren, onderhoudt u een discussiegroep (mailing list). Als u uw optredens met plant, hoeft u voor een optreden alleen maar in het menu op Plannen Iteminformatie publiceren... te klikken, het adres in te vullen van de discussiegroep, waarna de gegevens over de afspraak worden verstuurd. Bij abonnees van de discussiegroep, die gebruiken, worden de gegevens over het optreden daardoor automatisch in hun agenda bijgewerkt.
Door op de hierboven beschreven manier een afspraak te publiceren, zal de ontvanger alleen maar over deze afspraak worden geïnformeerd, zonder hem/haar de gelegenheid te geven, te vragen die bij te mogen wonen. Wilt u die optie wel toevoegen, dan moet u in het menu de gegevens versturen met Plannen Als iCalendar versturen....

Optreden als organisator bij groepsplanning
Wanneer u een afspraak of taak aanmaakt, en er deelnemers aan toevoegt, bent u de organisator van deze afspraak. U kunt deelnemers toevoegen in het tabblad Deelnemers, in de dialogen Afspraak bewerken, of Taak bewerken. In de agendaweergave wordt een klein Organisatorpictogram geplaatst, als u de organisator bent van een afspraak met groepsplanning.
De organisator zorgt voor het versturen van de uitnodigingen, het verzamelen van de antwoorden van de deelnemers, en voor het bijhouden van de gegevens van de afspraak of taak, voor alle betrokkenen.

Uitnodigingen versturen en antwoorden verwerken
Als u een afspraak of taak organiseert, moet u die in aanmaken en allen die eraan zullen gaan deelnemen toevoegen in het tabblad voor de deelnemers. kan de uitnodigingen sturen, automatisch (afhankelijk van de instellingen voor groepsplanning (group scheduling) in ), of door de afspraak of taak te selecteren, en in het menu op Plannen Uitnodiging versturen aan deelnemers te klikken. De deelnemers krijgen dan een e-mail met alle informatie die ze nodig hebben. Zij kunnen op het voorstel antwoorden door de uitnodiging te accepteren, of niet, of door met een ander voorstel te komen. Ze kunnen ook de uitnodiging delegeren of doorsturen. U krijgt al deze informatie weer per e-mail, en als goed is geconfigureerd, komen de antwoorden van de deelnemers automatisch terecht in uw agenda. Als er meer personen zijn die willen deelnemen (door bijvoorbeeld een doorgestuurde uitnodiging te aanvaarden), wordt u gevraagd of u dit goed vindt.

Afspraak of taak annuleren
Een afspraak of taak kan alleen door de organisator worden geannuleerd. Als het vakje voor Groupware-communicatie in de instellingen voor groepsplanning in is aangevinkt, kunt u het item gewoon wissen. vraagt u dan of de annulering moet worden verzonden (naar de deelnemers). Als dit niet het geval is, kunt u het item selecteren en in het menu op Plannen Annulering verzenden naar deelnemers klikken.
Hierdoor wordt een annuleringsbericht gestuurd naar alle deelnemers, zodat zij het item ook in hun agenda kunnen wissen.

Als deelnemer optreden
Wanneer u per email wordt uitgenodigd en u accepteert, wordt de afspraak of taak aan uw agenda toegevoegd. Als het een afspraak betreft, wordt een klein Deelnemerspictogram geplaatst in de Agenda-weergave.

Een uitnodiging beantwoorden
Als u in een e-mail krijgt met een uitnodiging, kunt u de uitnodiging afwijzen met Afwijzen, of accepteren met Accepteren, of onder voorwaarden accepteren met Voorw. accepteren. Met de laatste twee acties wordt het item aan uw agenda toegevoegd. In alle gevallen stuurt uw antwoord automatisch naar de afzender.
U kunt de uitnodiging ook Delegeren of Doorsturen. Als u delegeert kunt u een andere deelnemer in uw plaats suggereren. Met Doorsturen stuurt u de uitnodiging door aan anderen, die nog niet zijn uitgenodigd. Wanneer zo iemand de uitnodiging aanvaardt, wordt de organisator gevraagd of hij daarmee akkoord gaat.
Wanneer, om wat voor redenen dan ook, u van gedachten verandert, kunt u uw status wijzigen in het tabblad voor Deelnemers van het item. Als Groupware-communicatie gebruiken in de instellingen voor groepsplanning in is aangevinkt, zal u vragen een e-mail te sturen, voor het bijwerken van uw status als deelnemer. Anders kiest u Plannen Status-update versturen voor het versturen van uw nieuwe status.

Een ander voorstel versturen
Als er iets in de uitnodiging staat waar u niet helemaal tevreden over bent, en u een ander voorstel wilt sturen naar de organisator (bijvoorbeeld een andere locatie of tijd), hoeft u dit item alleen maar te bewerken, en het als uw voorstel terugsturen, door het item te selecteren, en in het menu op Plannen Verandering verzoeken te klikken.
De organisator van de afspraak ontvangt uw voorstel per e-mail, en zal uw voorstel kunnen accepteren of afwijzen.

De laatste versie van een afspraak of taak opvragen
U kunt de laatste versie van een afspraak of taak opvragen, door die te selecteren, enin het menu op Plannen Update verzoeken te klikken. De organisator zal u daarna de laatste versie moeten toesturen.

Vrij/bezetinformatie
In de vrij/bezetinformatie staat wanneer u beschikbaar bent. Door de tijden bekend te maken waarop u al bezet bent, kunnen anderen deze tijden vermijden bij het maken van afspraken. Merk op dat alleen de tijden bekend worden gemaakt, en niet afspraken, redenen of deelnemers.
In kunt u vrij/bezetinformatie ophalen en versturen, zowel met de hand als automatisch.
Voor het versturen van uw vrij/bezetinformatie, kiest u in het menu Plannen E-mail met vrij/bezetinformatie sturen.... Voer de gewenste e-mailadressen in de dialoog in, en klik op OK.
Groupware servers hebben gewoonlijk een standaard locatie voor het uploaden (opsturen) van uw vrij/bezetinformatie, zodat uw gegevens toegankelijk zijn voor anderen, en hun vrij/bezetgegevens voor u toegankelijk zijn. U kunt configureren voor het automatisch opsturen en ophalen van vrij/bezetinformatie, in de dialoog Vrij/bezet, in het menu Instellingen van .
Als u uw vrij/bezetinformatie wilt opsturen naar de server, die in de instellingen van is ingesteld, kiest u in het menu Plannen Vrij/bezetinformatie uploaden.

Voorbeelden

Een nieuwe groepsafspraak invoeren
In dit voorbeeld voeren we een afspraak in. U moet een bijeenkomst organiseren op de volgende maandag, met als onderwerp het lanceren van uw nieuwe product. Uw baas, Erica de Vries zal de bijeenkomst voorzitten, en u, Jaap Smid, zal de organisator zijn van de afspraak. Er zullen nog twee mensen aanwezig zijn (deelnemers): Peter Wattimena en Katrien Eendvogel. Erica gaf u het programma van de bijeenkomst, die om 12 uur begint en om 13 uur eindigt. Dezelfde bijeenkomst moet elke maandag worden herhaald.
Ga met behulp van de datumnavigator naar de volgende maandag.
Kies Acties Nieuwe afspraak..., of kies het gebied tussen 12 uur en 13 uur, en voer de samenvatting in van de afspraak.
Voer een geschikte samenvatting in. Het is belangrijk een goede beschrijving te kiezen, aangezien dit het enige veld is waarop straks gezocht kan worden. In dit geval zou het Lancering nieuw product kunnen zijn.
In het grote tekstvak kan nu een uitgebreide omschrijving gegeven worden. In dit geval kan er Inleiding, Plan, Conclusie op drie aparte regels ingevuld worden.
Vink het vakje voor Herinnering aan en geef aan dat u een kwartier voor de vergadering eraan wilt worden herinnerd. Dan is er nog voldoende tijd een kop koffie te halen voordat de vergadering begint.
Selecteer Afspraak in het keuzemenu Tags.
Ga naar het tabblad Herhaling en selecteer de Wekelijkse herhalingen.
Het meeste werk werd automatisch voor ons gedaan. is standaard zo ingesteld dat een afspraak wekelijks wordt herhaald. Ook is de optie Eindigt: nooit geselecteerd. Dit betekent dat deze afspraak voor goed iedere maandag wordt herhaald (natuurlijk vanaf maandag 30 augustus 2010), of, natuurlijk, tot het moment waarop u de afspraak verwijdert.
Omdat alle instellingen tot dusver in orde zijn, klikt u op het tabblad Deelnemers.
In het tabblad Deelnemers doet u het volgende:
U zult zien dat u de organisator van de afspraak bent.
In het eerste invoerveld vult u het e-mailadres in als Naam <e-mail>. In ons voorbeeld, voert u zoiets in als Erica de Vries < erica.de.vries@providernaam.nl>.
Als de deelnemers al in uw adresboek van staan, kunt u hen toevoegen door op de knop Geadresseerde selecteren... te klikken, in plaats van dit in te typen.
Kies Voorzitter als rol.
In het volgende veld vult u zoiets in als Peter Wattimena <pwattimena@providernaam.nl>.
In het volgende veld vult u zoiets in als Katrien Eendvogel <katrien.eendvogel@providernaam.nl>.
Als is geconfigureerd voor communicatie met groupware, wordt u gevraagd of u een e-mail wilt sturen naar de deelnemers, met de bijzonderheden van de afspraak, en een antwoord te verzoeken, als Antwoord verzoeken is aangevinkt in het tabblad Deelnemers. Anders kunt u de uitnodigingen versturen door in het menu op Plannen Uitnodiging versturen aan deelnemers te klikken.
Controleer nog even de instellingen voor de afspraak, in de tabbladen. Bent u tevreden, dan klikt u op OK.
Gefeliciteerd, dit was uw eerste afspraak!