Grupitöö
i grupitöö võimalused lubavad sul korraldada koosolekuid ja kohtumisi ning jagada ülesandeid, soovida osalejatelt vastust ja avaldada kalendrikirjeid. Kui oled kutsutud osalema sündmuses või ülesandes, võid sellele vastata teatega, et saad osaleda, või saata vastuettepaneku, milles pakud näiteks välja mõne muu aja või asukoha. Samuti saad avaldada oma vaba/hõivatud info, andes inimestele teada, millal oled kättesaadav, ning soovida teistelt inimestelt samasugust infot.
Praegu kasutab sündmuste ja ülesannete ajastamisel ning nende edastamisel e-postiga grupitööks mõeldud standardset IMIP protokolli. IMIP on kasutusel ka paljudes muudes klientides, näiteks Outlook, Lotus Notes ja Novell Evolution. See tähendab, et sa saad sündmusi jagada ka nende klientide kasutajatega. on sündmuste, vastuste, uuenduste, loobumiste saamiseks, töötlemiseks ja saatmiseks lõimitud iga. Kui sa saad näiteks is kutse ja otsustad selle vastu võtta, lisatakse klõpsuga kirjas olevale lingile Nõus sündmus automaatselt sinu kalendrisse ning saadetakse vastus selle korraldajale.
Kui lülitada sisse valik Grupitöö kasutamine i grupitöö seadistustes, võtab grupitöö suhtlemise sinu eest enda peale. See tähendab, et sul on seejärel üsna harva vaja kasutada menüüd Ajaplaneerija. Kui näiteks lood sündmuse või ülesande osalejatega, küsib sinu käest, kas soovid saata neile kutsed, nii et sul ei ole vaja kasutada menüükäsku Ajaplaneerija Saada kutse osalejatele . Kui aga muudad enda kui sündmusele kutsutud osaleja staatust, küsitakse sinu käest, kas soovid saata info oma staatuse muutmise kohta ka sündmuse korraldajale, nii et sul ei ole vaja kasutada menüükäsku Ajaplaneerija Saada oleku uuendus .

Sündmuse, ülesande või päevikukirje avaldamine
Kui soovid lihtsalt saata teistele inimestele sündmuse, ülesande või päevikukirje, vali pärast selle valimist menüükäsk Ajaplaneerija Avalda info.... Seejärel ilmub dialoog, kus saad valida nende inimeste e-posti aadressid, kellele soovid sündmusest või ülesandest teada anda. Teade saadetakse e-postiga iCalendari vormingus.
Pane tähele, et selle menüükäsuga võib kirja saata kellele tahes, mitte ainult antud elemendi osalejatele. Õigupoolest võib sündmuse või ülesande või päevikukirje avaldada ka ilma ühegi osalejata, sest avaldamine ei nõua veel osalejatelt mingit vastust.
Oletame näiteks, et lööd kaasa mõnes bändis ja aeg-ajalt korraldate kontserte. Oma fännidele kontserdist teatamiseks on sul olemas postiloend. Kui kasutad kontsertide ajakava jaoks it, võid valida lihtsalt menüükäsu Ajaplaneerija Avalda info..., kirjutada sinna postiloendi aadressi ning sündmuse teave saadetaksegi teele. Postiloendi tellijatel, kes kasutavad it, lisatakse kontserdi toimumisaeg automaatselt kalendrisse.
Eespool kirjeldatud sündmuse avaldamine annab saajale sellest ainult teada, aga ei võimalda tal osalemist paluda. Kui soovid anda sellist võmalust, vali Ajakava Saada iCalendarina...

Tegutsemine grupitöö korraldajana
Kui lood sündmuse või ülesande ja lisad sellele osalejad, võtad ühtlasi endale sündmuse korraldaja rolli. Osalejate lisamiseks kasuta dialoogi Sündmuse muutmine või Ülesande muutmine kaarti Osalejad. Päevakavavaates seatakse juhul, kui sa oled grupitöö sündmuse korraldaja, sündmuse juurde väike ikoon Korraldaja ikoon.
Korraldaja vastutab kutsete saatmise, osalejate vastuste kogumise ning sündmuse või ülesandega seotud andmete uuendamise eest.

Kutsete saatmine ja vastuste töötlemine
Sündmuse või ülesande korraldamiseks loo see is ja lisa osalejate kaardil kõik isikud, kes selles peaksid osalema. võib saata osalejate kutsed automaatselt (sõltuvalt i grupitöö seadistustest), kuid sa võid seda teha ka käsitsi, valides sündmuse või ülesande ja seejärel menüükäsu Ajaplaneerija Saada kutse osalejatele. Osalejad saavad e-kirja, mis sisaldab kogu sündmust või ülesannet puudutavat infot. Nad võivad sellele vastata nõusoleku või tagasilükkamisega või siis esitada vastuettepaneku. Samuti võivad nad kutse kellelegi delegeerida või edasi saata. See info saadetakse sulle samuti e-kirjaga ja kui oled i vastavalt seadistanud, lisatakse osalejate vastused automaatselt sinu kalendrisse. Kui osaleda soovib veel isikuid (kes on näiteks saanud edasi saadetud kutse), palutakse sul uued osalejad aktsepteerida.

Sündmuse või ülesande ärajätmine
Sündmuse või ülesande ärajätmiseks pead olema selle korraldaja. Kui oled märkinud valiku Grupitöö kasutamine i grupitöö seadistustes, võid lihtsalt vastava kirje kustutada ning pärib, kas soovid saata katkestamisteate. Teine võimalus on valida kirje ning seejärel menüükäsk Ajaplaneerija Saada katkestusteade osalejatele.
Selle käsu kasutamisel saadetakse katkestamisteade kõigile osalejatele ning nad võivad seejärel vastava kirje ka oma kalendrist eemaldada.

Käitumine osalejana
Kui saad kutsega kirja ja kutse vastu võtad, lisatakse sündmus või ülesanne sinu kalendrisse. Kui see on sündmus, näeb päevakavavaates selle juures väikest ikooni Osaleja ikoon.

Kutsele vastamine
Kui saad is kutse, võid klõpsata nupule Keeldu selle tagasilükkamiseks või siis Nõus või Tingimustega nõus. Kahel viimasel juhul lisatakse kirje ka sinu kalendrisse. Kõigil juhtudel saadab aga sinu vastuse automaatselt korraldajale.
Kutse võib ka delegeerida või edasi saata. Delegeerimine tähendab seda, et volitad kedagi esinema enda nimel. Edasisaatmise korral saadad kutse ühele või mitmele isikule, keda pole seni kutsutud. Kui delegeerimise või edasisaatmise adressaat võtab kutse vastu, palutakse korraldajal uus osaleja aktsepteerida.
Kui sa mingil põhjusel meelt muudad, muuda oma staatust kirje osalejate kaardil. Kui oled märkinud valiku Grupitöö kasutamine i grupitöö seadistustes, pärib , kas soovid saata e-kirja teatega oma staatuse muutmise kohta. Teine võimalus on valida menüükäsk Ajaplaneerija Saada oleku uuendus .

Vastuettepaneku saatmine
Kui sündmuse või ülesande, milles sind osalema kutsuti, mõni tunnus tundub sulle ebasobiv ja sa soovid saata korraldajale omapoolse ettepaneku (näiteks muuta kohta või aega), siis muuda lihtsalt kirjet ja saada see tagasi oma ettepanekuna. Selleks vali kirje ja seejärel menüükäsk Ajaplaneerija Vastuettepanek .
Sündmuse korraldaja saab sinu ettepaneku e-kirjaga ning võib sellega nõustuda või selle tagasi lükata.

Sündmuse või ülesande viimase versiooni hankimine
Sündmuse või ülesande viimase versiooni hankimiseks vali kirje ja seejärel menüükäsk Ajaplaneerija Uuenda infot. Ajakavarakendus hangib seejärel viimase versiooni.

Vaba/hõivatud info
Vaba/hõivatud info näitabki seda, millal sa oled kättesaadav. Sellist infot teades saavad teised inimesed, kes kavatsevad sind kuskil osalema kutsuda, teada, millised ajad sulle sobivad. Pane tähele, et info avaldab ainult aegu, mitte aga sündmusi, põhjuseid või osalisi.
toetab vaba/hõivatud info avaldamist ja hankimist nii automaatselt kui ka käsitsi.
Vaba/hõivatud info saatmiseks e-postiga vali menüükäsk Ajaplaneerija Saada teave vaba/hõivatud aja kohta... Sisesta ilmuvas dialoogis nende isikute e-posti aadressid, kellele soovid info saata, ja klõpsa nupule OK.
Grupitööserverites on tavaliselt standardne koht, kuhu laadida vaba/hõivatud info, et teised pääseksid ligi sinu infole ja sina ise teiste infole. i võib panna vaba/hõivatud infot saatma ja hankima automaatselt. Seda saab teha i seadistamise dialoogis kaardil Vaba/hõivatud.
Vaba/hõivatud info üleslaadimiseks serverisse, mis on kindlaks määratud i seadistustes, vali menüükäsk Ajaplaneerija Avalda vaba/hõivatud info.

Näited

Uue grupisündmuse sisestamine
Toodavas näites seisab sul ees sündmuse sisestamine. Tegemist on järgmisele esmaspäevale kavandatud uue toote esitlusega. Sinu ülemus Jaana Vanasepp on sündmuse peategelane ehk juhataja ja sina, Jaan Noorsepp, oled selle korraldaja. Lisaks teile on veel kaks osalejat: Peeter Haamer ja Kristi Alasi. Jaana andis sulle ka sündmuse kava. See algab keskpäeval ehk kell 12 ja kestab kella 13-ni. Samasugused kokkusaamised on kavandatud veel (korduvatena) igale esmaspäevale.
Liigu kuupäevanavigaatoriga järgmisele esmaspäevale.
Vali menüükäsk Toimingud Uus sündmus... või vali ala kella 12 ja 13 vahel ning hakka sündmuse tiitlit kirja panema.
Kirjuta lühike, kuid kohane tiitel. On üsna oluline selle juures korrektne olla, sest see on ainuke väli, mida saab otsida. Kui võtad kuulda meie soovitust, kirjuta sinna Toote turuletoomise üritus.
Kirjuta suurde ristkülikusse põhjalik sündmuse programm. Et meie näide väga keeruliseks ei läheks, kirjuta kolmele eraldi reale Sissejuhatus, Tutvustus, Kokkuvõte.
Vali kaart Meeldetuletus. Määra meeldetuletuse ajaks 15 minutit, mis on just paras aeg, mille kestel jõuab enne ürituse algust tassil teel lasta hea maitsta.
Vali rippmenüüst Kategooriad Kohtumine.
Vali kaart Kordus ja seal valik Iganädalane.
Suurem osa tööst on juba sinu eest automaatselt ära tehtud. i vaikeväärtus määrab sündmuse korduma igal nädalal. Pane tähele, et valitud on ka Lõpp mitte kunagi. See tähendab, et sündmus kordub igal esmaspäeval (alustades küll alles 30. augustist 2010) kuni aegade lõpuni (või vähemalt seni, kuni sa ülesande kustutad).
Seni on kõik hästi läinud. Klõpsa nüüd kaardile Osalejad.
Kaardil Osalejad tuleks ette võtta järgmised sammud:
Näed, et oled ise sündmuse organiseerija.
Kirjuta esimesele tekstiväljale e-posti aadress kujul Nimi <e-posti aadress>. Meie näites oleks see siis Jaana Vanasepp <jvanasepp@firma.ee>.
Kui mõni osaleja leidub juba sinu aadressiraamatus, võid nime ja e-posti aadressi kirjutamise asemel klõpsata nupule Vali osalejad...
Vali rolliks Juhataja.
Järgmisele sisendväljale kirjuta Peeter Haamer <phaamer@firma.ee>.
Järgmisele sisendväljale kirjuta Kristi Alasi <kalasi@firma.ee>.
Kui oled seadistanud i kasutama grupitööd, küsitakse sinu käest, kas soovid saata e-kirja osalejatele sündmuse üksikasjadega ning vastuse sooviga (viimast juhul, kui valik Vastuse küsimine on kaardil Osalejad ära märgitud). Teine võimalus on saata kutsed menüükäsuga Ajaplaneerija Saada kutse osalejatele.
Vaata veel kord kõik üle, klõpsates kaartidele. Kui sa midagi taunitavat ei leia, klõpsa nupule OK.
Õnnitlused! Oled oma esimese sündmuse paika pannud!