Planificación de grupo
La funcionalidad de planificación de grupos de le permite organizar citas, reuniones y tareas pendientes compartidas, solicitudes de confirmación a los asistentes y publicar elementos. Si va a ser invitado a un evento o a una tarea pendiente, puede responder a ella, indicando si puede asistir, o enviar una contra propuesta, con una propuesta diferente, como una hora o una ubicación diferente. También puede publicar su planificación de disponibilidad para permitir que la gente sepa cuándo está disponible y también para que pueda solicitar la misma información a otras personas.
Por ahora, planifica los eventos y las tareas pendientes usando el correo para transportar los datos, en un esquema basado en estándares, el protocolo IMIP para planificación de grupos. Al ser un estándar, IMIP se usa también en muchos otros clientes. Por ejemplo, Outlook, Lotus Notes y Novell Evolution. Esto significa que puede compartir los eventos con otros usuarios que usen estos clientes. está integrado con para recibir, procesar y enviar eventos y para responder a eventos, actualizaciones, cancelaciones, . De hecho, cuando envía una invitación desde y decide aceptarla pulsando en el enlace aceptar del cuerpo del correo, el evento se añade a su calendario y se envía automáticamente una respuesta al organizador del evento.
Si marca la casilla Usar la comunicación de trabajo en grupo en la configuración de la planificación de grupos de , gestionará la comunicación de la planificación por grupos. En otras palabras, puede necesitar usar directamente el menú Planificar directamente para realizar las acciones de la planificación. De hecho, si crea un evento o una tarea pendiente con asistentes, le preguntará si quiere enviar la invitación a los asistentes, por lo que no tendrá que usar posteriormente la opción Planificar Enviar invitación a los asistentes del menú. También, si cambia su estado como un asistente para un evento al que ha sido invitado, le preguntará si quiere enviar su estado actualizado al organizador del evento, por lo que tendrá que usar posteriormente la opción Planificar Enviar actualización del estado del menú.

Publicar un evento, una tarea pendiente o una entrada del diario
Si lo único que quiere es enviar un evento, una tarea pendiente o una entrada del diario, elija la opción Planificar Publicar la información del elemento... del menú, cuando el elemento está seleccionado. Tras esto, aparecerá un diálogo, le preguntará qué dirección de correo electrónico recibirá el evento o la tarea pendiente. El elemento se enviará por correo electrónico, en formato iCalendar.
Tenga en cuenta que puede usar esta acción para enviar por correo cualquier elemento a cualquiera, no solo a los asistentes al evento. De hecho, puede publicar un elemento sin asistentes, ya que al publicarlo no solicitará confirmación a los asistentes.
Un ejemplo: toca en un grupo y, de vez en cuando, hace conciertos en directo. Para notificar a sus admiradores sobre los conciertos, puede tener una lista de correo. Si usa para organizar las fechas de sus conciertos, puede simplemente seleccionar la opción de menúPlanificar Publicar información del elemento..., poner la dirección de la lista de correo y el evento se enviará. Los suscriptores de la lista de correo que usen tendrán insertada automáticamente la fecha del concierto en sus calendarios.
Al publicar un evento como se describe más abajo solo informará al receptor sobre el evento, pero no le dará la opción de preguntar para atenderlo. Use Planificar Enviar como iCalendar... si quiere proporcionar esta opción.

Actuando como organizador en la planificación de grupos
Cuando cree un evento o una tarea pendiente y le añada asistentes, actúa como organizador del evento. Para añadir asistentes, use la pestaña «Asistente», en el diálogo Editar evento o Editar tarea pendiente. En la vista de agenda, un pequeño icono Icono de organizador se pone en el evento, si es el organizador de un evento de planificación de grupo.
El organizador es el responsable de enviar las invitaciones, recopilar las confirmaciones de los asistentes y mantener las fechas del evento o de la tarea pendiente actualizados para todas las personas implicadas.

Enviar invitaciones y procesar confirmaciones
Para organizar un evento o una tarea pendiente, créela en y añada todas las personas que deberían asistir usando la pestaña «Asistentes». puede enviar invitaciones a los asistentes, bien automáticamente (según la configuración de la planificación de grupos de ), o seleccionando el evento o la tarea pendiente y eligiendo la opción Planificar Enviar invitación a los asistentes del menú. Los asistentes reciben un correo con toda la información pertinente del evento o de la tarea pendiente. Pueden responder a la propuesta de reunión aceptándola o rechazándola, o hacer una contra propuesta. También pueden delegar o reenviar la invitación. Toda esa información se vuelve a enviar por correo y, si ha configurado bien , las respuestas de los asistentes se insertan automáticamente en su calendario.

Cancelar un evento o una tarea pendiente
Para cancelar un evento o una tarea pendiente, tiene que ser el organizador. Si marcó la casilla Usar comunicación de trabajo en grupo en la configuración de planificación de grupos de , simplemente borre el elemento y le preguntará si quiere enviar la cancelación. Si no, simplemente seleccione el elemento y elija la opción Planificar Enviar cancelación a los asistentes del menú.
Esta acción envía un mensaje de cancelación a todos los asistentes, para que también puedan eliminar el elemento de sus calendarios.

Actuar como el asistente
Cuando reciba un mensaje con una invitación y la acepte, el evento o la tarea pendiente se añade a su calendario. Si es un evento, se pone un pequeño icono Attendee Icon en el evento en la vista de agenda.

Responder a una invitación
Si tiene una invitación en su bandeja de entrada de , puede pulsar Rechazar para ignorar la petición o Aceptar o Aceptar cond.. Las dos últimas acciones insertan el elemento en su calendario. En cualquier caso, envía automáticamente su respuesta al organizador.
También puede Delegar o Redireccionar la invitación. Cuando la delegue, puede sugerir otra persona como su proxy. Usando Redireccionar puede redireccionar la invitación a una o más personas todavía no invitadas. Cuando el receptor de la delegación o redireccionamiento acepte la invitación, se le pedirá al organizador que apruebe el nuevo asistente.
Si por cualquier motivo cambia de idea, edite su estado en la pestaña «Asistente» del elemento. Si marcó la casilla Usar comunicación de trabajo en grupo en la configuración de la planificación de grupos de , le preguntará si quiere enviar un correo actualizando su estado de asistencia. Si no, elija la opción de menú Planificar Enviar actualización del estado para actualizar su estado.

Enviar una propuesta alternativa
Si no está satisfecho con alguna de las características del evento o de la tarea pendiente a la que ha sido invitado y quiere enviar una contra propuesta al organizador (por ejemplo, una ubicación u horario alternativo), simplemente edite el elemento y envíelo de vuelta como propuesta, seleccionando el elemento y eligiendo la opción Planificar Solicitar cambio del menú.
El organizador del evento recibirá por correo su propuesta y podrá aceptarla o declinarla.

Solicitar la última versión de un evento o de una tarea pendiente
Para solicitar la última versión de un evento o de una tarea pendiente, seleccione el elemento y elija la opción Planificar Solicitar actualización del menú. El organizador debería devolverle la última versión del elemento.

Información sobre disponibilidad
La información sobre disponibilidad representa una planificación de la disponibilidad. Al presentar los intervalos cuando alguien haya realizado cambios, algunos otros pueden evitar planificar citas para estos períodos. Tenga en cuenta que solo se publican las horas, no los eventos, motivos ni asistentes.
admite la publicación y la recuperación de información sobre disponibilidad, bien manual, o bien automáticamente.
Para enviar por correo su información sobre disponibilidad, elija la opción de menú Planificar Información por correo sobre disponibilidad.... Introduzca las direcciones de correo a las que quiera enviar la información en el diálogo y pulse Aceptar.
Los servidores de trabajo en grupo normalmente tienen una ubicación estándar para publicar su información de disponibilidad, por lo que los demás usuarios podrán acceder a sus datos y podrá acceder a la planificación de libre/ocupado del resto de usuarios. Puede configurar para que publique y descargue automáticamente la información de disponibilidad, usando las preferencias de disponibilidad en el diálogo Configurar de .
Para enviar su información de disponibilidad al servidor, defínalo en las preferencias de , seleccionando la opción Planificar Publicar información de disponibilidad del menú.

Ejemplos

Introducir un evento de grupo nuevo
En este ejemplo, introducirá un evento. Necesita convocar una reunión el próximo lunes para lanzar su nuevo producto. Su jefa, Joan Holden, será la presidenta y propietaria del evento y usted, Jack Smith, será el organizador del evento. Habrá dos asistentes (participantes) más: Peter Krzinski y Kirsten Friese. Joan le dio el programa para la reunión. La cita comenzará a las 12 del mediodía y terminará a la 1 de la tarde. Se debe planificar la misma reunión (repetición) cada lunes.
Usando el navegador de fechas, vaya al próximo lunes.
Elija Acciones Evento nuevo... o seleccione el área entre 12 del mediodía y el final de 1 de la tarde y comience a teclear el resumen del evento.
Introduzca un resumen adecuado. Es importante seleccionar una descripción breve correcta, porque aparece en diversos lugares. Le sugerimos que introduzca Evento de lanzamiento de producto.
Introduzca el programa detallado del evento en el área rectangular más grande. Para este ejemplo tan sencillo, introduzca Introducción, El plan, Conclusión en tres líneas separadas.
Vaya a la pestaña Recordatorio. Fije la hora del recordatorio en 15 minutos, el tiempo justo para disfrutar de una taza de té antes de que comience la reunión.
Vaya a la pestaña General. Seleccione Cita en el diálogo Gestión de etiquetas.
Vaya a la pestaña Repetición y marque la repetición Semanal.
La mayoría del trabajo se hace automáticamente. pone por omisión la repetición semanal. Tenga en cuenta también que está seleccionado Finaliza: nunca. Esto significa que este evento se repetirá cada lunes (comenzando, por supuesto el lunes 30 de agosto de 2010) hasta el fin de los tiempos (esto es, hasta que lo borre).
Ya que todo está correcto, pulse sobre la pestaña Asistentes.
En la pestaña Asistentes debe hacer lo siguiente:
Verá que usted es el organizador del evento.
En el primer campo de entrada introduzca el correo con el formato Nombre<correo>. En nuestro ejemplo, introduzca Joan Holen <jholden@thiscompany.com>.
Si los asistentes ya están en la libreta de direcciones de en lugar de teclear los nombres y las direcciones de correo, puede pulsar el botón Seleccionar asistentes... para añadirlos.
Seleccione Presidente como el papel.
En el siguiente campo de entrada introduzca Peter Krzinski <pkrzinski@thiscompany.com>.
En el siguiente campo de entrada introduzca Kirsten Friese <kfriese@thiscompany.com>.
Si ya ha configurado para usar la comunicación de trabajo en grupo, le preguntará si quiere enviar un correo a los asistentes con los detalles del evento y pedir confirmación si la casilla Solicitar respuesta de la pestaña Asistentes está marcada. Por otro lado, puede enviar las invitaciones eligiendo la opción Planificar Enviar invitación a los asistentes del menú.
Revise la configuración del evento pulsando sobre las pestañas. Si está satisfecho, pulse Aceptar.
¡Felicidades, ha planificado su primer evento!