Dateneingabe

Termine
Termine sind Geschehnisse wie z.B. Geschäftstreffen, Geburtstage und Kinobesuche in der Zukunft oder Vergangenheit. Sie können auch mehrere Tage dauern, z.B. ein Urlaub.
Einen neuen Termin einzugeben ist sehr einfach. Klicken Sie auf Aktionen Neuer Termin.... Ein Fenster mit den fünf Karteikarten unten erscheint.
Sie können Termine auch auf einem anderen Weg erstellen:
Benutzen Sie den Navigator, um zum Termindatum zu springen.
Wechseln Sie zu einer Terminplanansicht und wählen Sie die gewünschte Ansicht auf der Ansichten-Werkzeugleiste. Da ihr Termin zu einer bestimmten Uhrzeit startet, sollten Sie eine Ansicht wählen, die die einzelnen Stunden des Tags darstellt. Sie können Tag, Arbeitswoche oder Woche wählen. Die Monatsansicht dagegen eignet sich eher für Aufgaben, siehe weiter unten.
Doppelklicken Sie nun in der Hauptansicht auf den Tag und die Uhrzeit, an dem Ihr Termin beginnen soll.
Ein Fenster mit sechs Karteikarten wird angezeigt. Geben Sie ihre Daten wie folgt ein:
Ein Bildschirmfoto vom Dialog Termin bearbeiten
Ein Bildschirmfoto vom Dialog Termin bearbeiten
Ein Bildschirmfoto vom Dialog Termin bearbeiten
Dies ist eine detaillierte Beschreibung der einzelnen Felder und Optionen. Nicht alle Felder müssen ausgefüllt werden, einige können frei bleiben. Lesen Sie die Sektion Unbedingt nötige Felder für genauere Informationen. Und ein Beispiel zur Termineingabe finden Sie im Abschnitt Termineingabe.
Titel: 	Geben Sie eine kurze Beschreibung des Eintrages im Feld Titel ein. Diese Beschreibung ist der Text, der im Hauptfenster von angezeigt wird.
Ort: 	Geben Sie hier eine kurze Beschreibung des Orts ein, an dem der Termin statt finden soll.
Start und Fällig 	Von vorgeschlagene Start- und Enddaten ihres Termins. Standardmäßig geht davon aus, dass ein Termin an dem Tag endet, an dem er beginnt. Sie können das aber beliebig ändern. Geben Sie das Datum entweder direkt ein oder benutzen Sie das Kalender-Fenster. Wählen Sie bei der Zeiteingabe aus Viertelstunden-Intervallen oder geben Sie die Zeit direkt ein. Diese Felder stehen nur zur Verfügung, wenn Ganzer Tag nicht angekreuzt ist.

Die Karteikarte Allgemein
Details: 	Sie können in dem großen Eingabefeld Details zu Ihrem Termin eingeben. Sie können dort beliebig viele Details eingeben. Einige Beispiele: Ihr Auto muss repariert werden. Dann können Sie hier auflisten, was alles repariert werden muss. Später können Sie die Liste ausdrucken und sie dem Mechaniker geben. - Wenn Sie Einkaufen wollen, können sie hier eine Einkaufsliste eintragen. Wenn Sie dann losgehen, drucken Sie diese einfach aus und nehmen sie mit.
Stichwörter 	Sie können einem Kalendereintrag mehrere Stichwörter zuweisen. Klicken auf ..., um die vorhandenen Stichwörter anzuzeigen. Markieren Sie die Ankreuzfelder vor den passenden Stichwörtern für den Termin.
Im Dialog Stichwörter verwalten können Sie Stichwörter hinzufügen, bearbeiten und löschen. Diesen Dialog öffnen Sie mit Einstellungen Stichwörter verwalten.
Ein Sprachkurs an Ihrer Arbeitsstätte könnte z.B. zu Geschäft und Bildung gehören. Ihr Hochzeitstag gehört aber entweder zu Persönlich oder Besonderes - das ist Ihre Entscheidung.
Zugriff: 	Wählen Sie Privat oder Vertraulich um einen Termin persönlich oder vertraulich zu behandeln. Zurzeit setzt diese Wahl das Attribut CLASS des Termins zu PUBLIC, PRIVATE oder CONFIDENTIAL. Ob diese Einstellungen Ihre Informationen wirklich so behandelt hängt aber von dem verwendeten Klient und/oder Groupware Server ab.
Zurzeit wird Einträge anzeigen die anderen Leuten gehören und als vertraulich markiert wurden. Andere Klienten können dies anders handhaben. Sie sollten daher vorsichtig sein wenn Sie private oder vertrauliche Daten veröffentlichen: vCalendar ist eine Textdatei und kann mit jedem Textbearbeitungsprogramm gelesen werden, wenn jemand Leseberechtigung hat. Wenn Sie also Einträge wirklich vertraulich bewahren wollen, müssen Sie sich sicher sein, dass Sie eine Ressource benutzen, auf die nur Sie Zugriff haben.

Die Karteikarte Teilnehmer
Benutzen Sie diese Karteikarte,um die Personen auszuwählen, die zu dem Termin eingeladen werden.
Ein Bildschirmfoto vom Dialog Neuer Termin - Karteikarte Teilnehmer
Ein Bildschirmfoto vom Dialog Neuer Termin - Karteikarte Teilnehmer
Ein Bildschirmfoto vom Dialog Neuer Termin - Karteikarte Teilnehmer
Organisator: 	Setzen Sie die Identität auf den Organisator dieser Aufgabe oder diese Termins. Wenn so eingestellt ist das E-Mails zur Einladung gesendet werden, werden die Mails von dieser Identität gesendet. Die Standardidentität kann im Abschnitt Persönlich in den Einstellungen von gesetzt werden. Darüber hinaus werden Identitäten aus Ihren Einstellungen für und aus Ihrem Adressbuch eingesammelt.
Teilnehmerliste 	Die Liste in der Mitte der Karteikarte zeigt alle für diesen Termin ausgewählten Teilnehmer. Sie können Teilnehmer durch Eingabe von Name und E-Mail-Adresse hinzufügen, die Daten bearbeiten oder Teilnehmer entfernen.
Wenn der Teilnehmer in Ihrem Adressbuch ist, müssen Sie seine E-Mail-Adresse nicht im Kopf haben. Klicken Sie einfach auf Teilnehmer auswählen ... und suchen Sie den Teilnehmer aus der Liste aus. Beachten Sie, dass dies das Standard--Adressbuch ist, das auch von benutzt wird. Es kann außerdem mit dem Befehl separat gestartet werden.
Teilnehmer 	Wählen Sie eine Funktion (Teilnehmer, freiwilliger Teilnehmer, Beobachter, Leiter) für den Teilnehmer im Auswahlfeld links neben dem Eintrag aus. Die Funktion soll als kleine Gedächtnisstütze dienen, welche Rolle der Teilnehmer bei diesem Termin einnimmt.
Status 	Wählen Sie einen Status für den Teilnehmer (Aktivität nötig, Angenommen, Abgelehnt, Vorläufig, Delegiert, Abgeschlossen, In Bearbeitung) im Auswahlfeld rechts neben dem Eintrag. Wenn Sie einen Gruppentermin festlegen und eine Antwort von Ihren Teilnehmern erwarten wird der Status aktualisiert, wenn Sie antworten erhalten. Wenn Sie keine Antworten erwarten, müssen Sie den Status manuell aktualisieren.
Antwort erbitten 	Wählen Sie Antwort erbitten im Auswahlfeld, wenn der Teilnehmer auf Ihren Termin antworten soll. Logischerweise bekommt der Teilnehmer dazu eine Kopie Ihres Termins per E-Mail. Ein kleiner Briefumschlag wird im Fenster angezeigt, falls Sie diese Option nutzen. Sie macht aber erst wirklich Sinn, sobald Sie einen Gruppentermin veranlassen, da dann der Status automatisch aktualisiert wird.

Karteikarte Erinnerung
Erinnerung 	Wählen Sie eine Standard-Erinnerung im Auswahlfeld und drücken Sie Hinzufügen, wenn Sie an einen Termin erinnern soll.
Benutzen Sie den Knopf Einrichten, um den Dialog Bestehende Erinnerung bearbeiten zu öffnen. In diesem Dialog können Sie auswählen, wieviele Minuten, Stunden oder Tage Sie vor dem Beginn oder Ende des Termins erinnert werden möchten. Sie können die Wiederholungsintervalle für Ihre Erinnerungen setzen und spezielle Erinnerungen einrichten , die Text anzeigen, E-Mails versenden, Musik spielen oder Programme oder Skripte starten.
Haben Sie ein bestimmtes Programm oder Skript ausgewählt, das als Erinnerung ausgeführt werden soll, überprüfen Sie ob Sie ausreichende Rechte zur Ausführung haben. Fehlen Ihnen diese Berechtigungen, kann das Programm oder Skript nicht starten.

Karteikarte Wiederholung
Einige Termine finden regelmäßig statt. Hier können Sie einen genauen Zeitplan eingeben.
Ein Bildschirmfoto vom Dialog Termin bearbeiten - Karteikarte Wiederholung
Ein Bildschirmfoto vom Dialog Termin bearbeiten - Karteikarte Wiederholung
Ein Bildschirmfoto vom Dialog Termin bearbeiten - Karteikarte Wiederholung
Um die Einstellungen zu aktivieren, wählen Sie als erstes eine Regel rechts neben Wiederholungen aus dem Auswahlfeld. Ist hier Nie eingestellt, können Sie auf dieser Seite keine Änderungen vornehmen.

Wiederholungsregel
Wählen Sie aus, ob der Termin täglich, wöchentlich, monatlich oder jährlich auftritt. Detaillierte Beschreibung wie folgt:
Täglich 	Geben Sie an, ob der Termin jeden Tag (1), jeden zweiten Tag (2) auftritt.
Wöchentlich 	Geben Sie an, ob der Termin jede Woche (1), jede zweite Woche (2) auftritt. Geben Sie auch die Tage (So ... Sa) an, an denen der Termin stattfindet.
Monatlich 	Sie können einen Termin entweder am selben Kalendertag jeden Monats oder in einer bestimmten Woche an einem bestimmten Wochentag wiederholen lassen. Sie müssen zwischen den beiden Möglichkeiten auswählen. Standardmäßig nimmt an, dass Sie die Wiederholung für den Kalendertag definieren (z.B am 15.). Sie können auch das Intervall einstellen, also monatlich, alle 2 Monate
Jährlich 	 Dies funktioniert fast wie monatliche Wiederholungen. Sie müssen auswählen, ob der Termin an einem Kalendertag des Jahres auftritt, ⪚ dem 250. Tag des Jahres, in einer bestimmten Woche oder an einem bestimmten Tag der Woche eines Monats, ⪚ am 2. Dienstag im März, an einem Tag in einem bestimmten Monat des Jahres. Der Standard ist der Tag im Monat. Sie können auch hier ein Intervall wählen, also den Termin jährlich, jedes zweite Jahr wiederholen lassen.

Wiederholungszeitraum
Als Voreinstellung werden sich wiederholende Termine ewig wiederholt, es gibt keine letzte Ausführung. Das ist aber vielleicht nicht immer gewünscht, deshalb gibt es zwei Wege, wie Sie die Wiederholung beenden können: entweder mit einem Enddatum, oder durch Angabe der Gesamtzahl an Vorkommen.

Ausnahmen
Auch bei einem perfekt geplanten Termin kann es Ausnahmen geben, etwa bei einem Stundenplan, der in den Ferien nicht angewendet werden soll. Daher können Sie in diesem Eingabefeld verschiedene Ausnahmen für die Wiederholungsregeln erstellen, ändern und löschen an Zeiten, an denen der Termin nicht auftreten soll obwohl er geplant war. Zum Hinzufügen suchen Sie sich einfach ein Datum aus der Liste aus und klicken anschließend auf Hinzufügen um es in die Liste aufzunehmen. Um ein Datum zu löschen klicken Sie es in der Liste an und dann auf Löschen.

Anhänge
Termine und Aufgaben können Anhänge enthalten. Diese Anhänge werden entweder als Verknüpfung oder im Text eingebettet gespeichert. Um einen Anhang hinzuzufügen, klicken Sie auf den Knopf Hinzufügen.
Ein Bildschirmfoto vom Dialog Termin bearbeiten - Karteikarte Anhänge
Ein Bildschirmfoto vom Dialog Termin bearbeiten - Karteikarte Anhänge
Ein Bildschirmfoto vom Dialog Termin bearbeiten - Karteikarte Anhänge
Ist Anhang eingebettet speichern aktiv, wird der Anhang in Ihrem Kalender gespeichert, was zu sehr großem Platzbedarf führen kann, abhängig von der Größe der Anhänge. Ist die Einstellung nicht aktiviert, wird nur eine Verknüpfung zu der angehängten Datei gespeichert. Verwenden Sie die Verknüpfungsfunktion nicht, wenn es sich um einen öfters ändernden Anhang handelt, der verschoben oder entfernt werden könnte.
Im Kontextmenü gibt es folgende Aktionen zur Bearbeitung von Anhängen:
Öffnen 	Zeigt den ausgewählten Anhang mit dem zugehörigen Programm an.
Speichern unter ... 	Ermöglicht die Speicherung eines vorhandenen Anhangs unter einem anderen Namen.
Kopieren, Ausschneiden and Einfügen 	Ermöglicht das Kopieren, Ausschneiden, Einfügen unter Verwendung der Zwischenablage.
Entfernen 	Entfernt den ausgewählten Anhang.
Eigenschaften ... 	Ermöglicht die Bearbeitung eines vorhandenen Anhangs.

Frei/Belegt
Wenn Sie Teilnehmer zu Ihren Terminen einladen müssen Sie wissen, ob diese in diesem Zeitraum noch frei sind oder schon belegt. Wenn die Teilnehmer Ihre Frei/Belegt Informationen zur Verfügung stellen können Sie deren Terminplan sehen bevor Sie die Einladungen versenden.
Dies zeigt das Frei/Belegt Diagramm, wobei jede Zeile einen Teilnehmer auf der linken Seite darstellt. Die markierten Bereiche des Diagramms stellen die Zeiten dar, die schon von anderen Terminen belegt sind, unmarkierte Bereiche sind Zeiten die noch frei sind für Termine. Termine können durch Ziehen mit der Maus auf einen anderen Zeitpunkt verschoben werden, die Dauer von Terminen wird durch Verschieben der Kanten mit der Maus verändert.
Die Frei/Belegt-Informationen sind nur verfügbar, wenn der Teilnehmer seine Frei/Belegt-Informationen veröffentlicht und falls so konfiguriert wurde, dass er diese auslesen kann. Weitere Informationen um so zu konfigurieren, dass er Frei/Belegt Informationen veröffentlicht und ausliest können Sie im Abschnitt einrichten finden. Ein Doppelklick auf einen Teilnehmereintrag in der Liste erlaubt es Ihnen, den Veröffentlichungsort seiner Frei/Belegt-Informationen anzugeben.
Skalierung 	Setzt den Zoom auf dem Termindiagramm. Stunde zeigt einen Bereich von mehreren Stunden an,Tag zeigt einen Bereich von mehreren Tagen an,Woche zeigt einen Bereich von mehreren Wochen an und Monat zeigt einen Bereich von mehreren Monaten an, während Automatisch einen Bereich anzeigt der am besten zum aktuellen Termin oder Aufgabe passt.
Um den Start zentrieren 	Drücken Sie diesen Knopf, um das Frei/Belegt-Diagramm um die Startzeit und -tag des Termins zu zentrieren.
Datum aussuchen 	Drücken Sie diesen Knopf, um das Ereignis automatisch auf einen Termin zu setzen an dem alle Teilnehmer frei sind.
Erneut laden 	Drücken Sie diesen Knopf, um die Frei/Belegt-Informationen für alle Teilnehmer von den entsprechenden Servern neuzuladen.
Wenn Sie die eingegebenen Daten bestätigen, verwerfen oder ändern möchten, können Sie das mit den Aktionsknöpfen OK, Anwenden und Abbrechen tun.

Vorlagen verwalten
Mit dem Knopf Vorlage verwalten können Sie den aktuelle Termin als Vorlage speichern, sodass Sie die eingegebenen Daten in der Zukunft wieder verwenden können. Beispielsweise könnten Sie eine Vorlage für ein Treffen speichern, das regelmäßig am gleichen Ort und mit den gleichen Teilnehmern statt findet.
Mit dem Knopf Anwenden können Sie eine existierende Vorlage für Ihren Termin laden. Um im Beispiel aus dem vorigen Absatz zu bleiben, können Sie die Tagesordnung des Treffens angeben.

Aufgaben
Die Aufgabenliste bietet die Möglichkeit, Nachrichten über unerledigte Dinge für Sie selbst zu hinterlassen. Aufgaben können, müssen aber nicht, einen Endtermin haben. Es gibt Kurzzeit- und Langzeitaufgaben. Sie wollen zum Beispiel innerhalb einer Woche zum Friseur und wollen Ihr Auto innerhalb eines Jahres verkaufen. Es braucht keine Erinnerung zu einer bestimmten Zeit ausgelöst werden, es handelt sich nur um eine Liste mit Sachen, die Sie erledigen müssen, und einem Datum, bis zu dem Sie spätestens fertig sein müssen (Termin).
Um eine neue Aufgabe zu erstellen, klicken Sie auf Aktionen Neue Aufgabe .... Ein Fenster mit fünf Karteikarten unten wird eingeblendet.

Die Karteikarte Allgemein
Ein Bildschirmfoto vom Dialog Neue Aufgabe
Ein Bildschirmfoto vom Dialog Neue Aufgabe
Ein Bildschirmfoto vom Dialog Neue Aufgabe
Auf dieser Karteikarte finden Sie viele Einstellungen wie im Dialog Termine bearbeiten, aber mit einigen zusätzlichen Einträgen für Aufgaben:
Erledigt 	Diese Auswahlliste zeigt die prozentuale Vervollständigung der Aufgabe an. Sie ist anfangs auf 0% gesetzt. Man kann seinen Arbeitsfortschritt durch Anpassung der Anzeige in 10%-Schritten dokumentieren.
Priorität 	Zuweisung einer Priorität für eine Aufgabe. Diese Auswahlliste bietet Prioritätswerte zwischen Eins und Neun an, wobei Eins die höchste Priorität bedeutet. Der Standardwert für Aufgaben ist der Wert Fünf (mittelmäßig).

Erforderliche Eingaben
Dieser Überblick zeigt, welche Angaben bei der Eingabe von Terminen und Aufgaben unbedingt benötigt werden und welche ausgelassen werden können:
Auf der Karteikarte Allgemein müssen Sie das Feld Titel und die Beschreibung (das große Textfeld) ausfüllen, obwohl beides nicht strikt vorgeschrieben ist. Wenn Sie Erinnerung auswählen, sollten Sie auch eine Zeit und entweder eine Audio-Datei oder ein auszuführendes Programm angeben.
Die Karteikarte Teilnehmer kann komplett leer gelassen werden.
Die Karteikarte Wiederholung muss nur ausgefüllt werden, falls Sie eine tägliche, wöchentliche, monatliche oder jährliche Wiederholung eingeben möchten.
Der Dialog Anhänge kann komplett leer gelassen werden.