Gruppenplanung
Die Gruppenplanung von erlaubt es Ihnen Verabredungen, Termine und gemeinsame Aufgaben zu organisieren. Sie können Antworten von den Teilnehmern anfordern und Einträge veröffentlichen. Wenn Sie zu einem Termin oder einer Aufgabe eingeladen werden, können Sie antworten, ob Sie kommen können oder einen anderen Terminvorschlag mit einem anderen Zeitraum oder einem anderen Ort machen. Sie können ebenfalls Ihre Frei/Belegt-Zeiten veröffentlichen, um den anderen mitzuteilen, wann Sie verfügbar sind und dieselben Informationen von diesen anfordern.
Zurzeit transportiert Informationen über Termine und Aufgaben mit einer Standardschema, dem IMIP-Protokoll für E-Mail. IMIP als Standard wird auch von anderen Klienten wie z.B. Outlook, Lotus Notes und Novell Evolution benutzt. Sie können daher auch Termine mit anderen kommunizieren die einen dieser Klienten benutzen. ist mit integriert, damit Termine, Antworten, Aktualisierungen, Absagen empfangen und verarbeitet werden können. Wenn Sie z.B. eine Einladung mit bekommen und sich dafür entscheiden diese zu durch das Drücken auf die Verknüpfung Akzeptieren zu akzeptieren, so wird der Termin Ihrem Kalender hinzugefügt und die Antwort zum Organisator automatisch gesendet.
Wenn Sie Groupware Kommunikation verwenden in Einrichtung von Gruppenplanung in einschalten, wird die Kommunikation für die Gruppenplanung für Sie verwenden Mit anderen Worten, Sie werden selten den Menüeintrag Planer direkt benutzen, entsprechende Aktionen zu starten. Wenn Sie z.B. einen Termin oder eine Aufgabe mit Teilnehmern erstellen wird Sie fragen, ob Sie Einladungen an die Teilnehmer versenden wollen, damit Sie den Menüeintrag Planer Einladungen an die Teilnehmer verschicken nicht später benutzen müssen. Auch wenn Sie Ihren Status als Teilnehmer eines Termins, zu dem Sie eingeladen wurden, ändern, werden Sie gefragt, ob der aktualisierte Status an den Organisator versendet werden soll. Sie müssen dann den Menüeintrag Planer Aktualisierung versenden nicht später benutzen.

Einen Termin, eine Aufgabe oder einen Journaleintrag veröffentlichen
Wenn Sie einen Termin, eine Aufgabe oder einen Journaleintrag senden wollen, so können Sie dies einfach mit dem Menüeintrag Planer Informationen zum Eintrag veröffentlichen machen, nachdem Sie den Eintrag ausgewählt haben. Im darauf erscheinenden Dialog werden Sie nach den E-Mail-Adressen gefragt welche der Termin oder die Aufgabe bekommen sollen. Der Eintrag wird dann per E-Mail im iCalendar Format gesendet.
Beachten Sie hierbei, dass Sie hiermit den Eintrag an jeden senden können und nicht nur an die Teilnehmer der Eintrags. Sie können sogar einen Eintrag veröffentlichen, der gar keine Teilnehmer hat, da hier keine Antwort von den Teilnehmern erwartet wird.
Ein Beispiel: Sie spielen in einer Band und veranstalten von Zeit zu Zeit Live-Konzerte. Um Ihre Fans über diese Konzerte zu informieren können Sie eine Mailingliste verwalten. Wenn Sie nun benutzen, um Ihre Konzertdaten zu organisieren, können Sie einfach Planer Informationen zum Eintrag veröffentlichen auswählen und als Adresse die Mailingliste angeben. Der Termin wird dann gesendet. Die Teilnehmer der Mailingliste, die benutzen, bekommen den Konzerttermin automatisch in Ihren Kalender eingetragen.
Bei der Veröffentlichung eines Termins wie oben beschrieben werden die Empfänger nur darüber informiert, haben aber keine Möglichkeit, um Teilnahme zu bitten. Um Ihnen dies zu erlauben, wird Planer Als iCalendar senden ... benutzt.

Die Gruppenplanung organisieren
Wenn Sie einen Termin oder eine Aufgabe erstellen und Teilnehmer hinzufügen sind Sie der Organisator des Termins. Um Teilnehmer hinzuzufügen, müssen Sie die Karteikarte Teilnehmer in den Dialogen Termin bearbeiten und Aufgabe bearbeiten benutzen. In der Terminplanansicht wird ein kleines Organizer Symbol beim Termin anzeigen, dass es Sich um eine Gruppenplanung handelt.
Der Organisator ist dafür verantwortlich, die Einladungen zu versenden, die Antworten der Teilnehmer einzusammeln und die Daten der Termine und Aufgaben für alle beteiligten Personen auf den aktuellen Stand zu halten.

Einladungen versenden und Antworten verarbeiten
Um einen Termin oder eine Aufgabe zu organisieren, erstellen Sie diese in und fügen alle Leute, die teilnehmen sollen, auf der Karteikarte Teilnehmer hinzu. kann die Einladungen an die Teilnehmer automatisch senden, abhängig von der Konfiguration von s Gruppenplanung, oder durch das Auswählen des Termins oder der Aufgabe und benutzen des Menüeintrags Planer Einladungen an die Teilnehmer verschicken. Die Teilnehmer bekommen eine E-Mail, die alle relevanten Informationen enthält. Sie können dem Vorschlag zustimmen, ihn ablehnen oder einen Gegenvorschlag machen. Außerdem können die Teilnehmer die Einladung delegieren oder weiterleiten.Diese Informationen werden dann wieder per E-Mail an Sie gesendet und, wenn Sie entsprechend konfiguriert haben, die Antworten in Ihren Kalender eingepflegt. Gibt es zusätzliche Personen, die teilnehmen möchten – zum Beispiel weil die Einladung weitergeleitet wurde – müssen Sie diese neuen Teilnehmer akzeptieren.

Einen Termin oder eine Aufgabe absagen
Um ein Termin oder eine Aufgabe abzusagen, müssen Sie der Organisator sein. Wenn Sie die Option Groupware Kommunikation verwenden in der Konfiguration von s Gruppenplanung aktiviert haben, reicht es den Eintrag zu löschen und wird Sie fragen, ob es die Absage senden soll. Falls nicht, so müssen Sie den Eintrag auswählen und im Menü den Eintrag Planer Absage an die Teilnehmer verschicken benutzen.
Diese Aktion sendet eine Absagemitteilung an alle Teilnehmer, damit diese den Eintrag auch aus Ihrem Kalender entfernen können.

Als Teilnehmer agieren
Wenn Sie eine E-Mail mit einer Einladung bekommen und diese annehmen wird der Termin oder die Aufgabe Ihrem Kalender hinzugefügt. Wenn es ein Termin ist erscheint ein Teilnehmersymbol neben dem Termin in der Terminplanansicht.

Eine Einladung beantworten
Wenn Sie eine Einladung in Ihrem Eingangskorb haben können Sie diese entweder Ablehnen, um die Anfrage zu ignorieren, Akzeptieren oder Vorläufig akzeptieren. Die letzten beiden Möglichkeiten fügen den Eintrag in Ihrem Kalender ein. In jedem Fall wird Ihre Antwort automatisch an den Organisator senden.
Außerdem können Sie Einladungen Delegieren oder Weiterleiten. Beim Delegieren können Sie eine andere Person als Ihren Vertreter vorschlagen. Beim Weiterleiten schicken Sie die Einladung an eine oder mehrere noch nicht beteiligte Personen. Wenn der Empfänger bei beiden Verfahren die Einladung annimmt, muss der Organisator sie als neue Teilnehmer akzeptieren.
Fall Sie aus irgendeinen Grund Ihre Meinung ändern, können Sie den Status in der Karteikarte Teilnehmerdes Eintrags bearbeiten. Wenn Sie die Option Groupware-Kommunikation verwenden in der Einrichtung von Gruppen-Planungen für eingeschaltet haben werden Sie gefragt, ob eine entsprechende E-Mail zur Aktualisierung des Status der Teilnehmer gesendet werden soll. Falls nicht, so können Sie mit dem Menüeintrag Planer Aktualisierung versenden die Statusaktualisierung manuell versenden.

Einen alternativen Termin vorschlagen
Falls Sie mit einigen Punkten, des Termins oder der Aufgabe zu der Sie eingeladen wurden, nicht einverstanden sind und dem Organisator einen anderen Vorschlag machen wollen, z.B einen anderen Ort, so können Sie den Eintrag bearbeiten und als Vorschlag zurücksenden indem Sie im Menü Planer Änderung vorschlagen auswählen.
Der Organisator des Termin wird Ihren Gegenvorschlag per E-Mail erhalten und kann diesen dann akzeptieren oder ablehnen.

Neueste Version eines Termins oder einer Aufgabe anfordern
Um die neueste Version eines Termins oder einer Aufgabe zu erhalten müssen Sie den Eintrag auswählen und im Menü Planer Nach Aktualisierung fragen benutzen. Der Organisator sollte Ihnen dann die letzte Version Ihres Eintrags zurücksenden.

Frei/Belegt-Informationen
Die Frei/Belegt-Informationen zeigen Ihnen verfügbare Termine, durch die schon belegten Intervalle an. Sie können dann die Verabredungen so legen, dass der Zeitabschnitt frei ist. Beachten Sie dabei, dass nur die Zeiten veröffentlicht werden, nicht jedoch der Termin oder die Teilnehmer.
unterstützt das manuelle oder automatische Veröffentlichen und Empfangen von Frei/Belegt-Informationen.
Um Ihre Frei/Belegt-Informationen zu versenden, können Sie im Menü Planer Frei/Belegt-Informationen per E-Mail versenden ... benutzen. Geben Sie dann die E-Mail-Adressen ein, an die Sie Ihren Informationen senden wollen und drücken Sie OK.
Groupware-Server haben normalerweise einen Bereich zu dem die Frei/Belegt-Informationen hochgeladen werden damit andere Benutzer auf diese Informationen zugreifen können. Sie können so einrichten, dass er die Frei/Belegt-Informationen automatisch hoch und runter lädt. Benutzen Sie dazu die Frei/Belegt-Festlegung im Dialog Einrichten von .
Um Ihre Frei/Belegt-Informationen zum dem in den Einstellungen angegebenen Server hochzuladen können Sie den Menüeintrag Planer Frei/Belegt-Informationen veröffentlichen benutzen.

Beispiele

Einen neuen Gruppentermin eintragen
In diesem Beispiel geben Sie einen Termin ein. Sie müssen ein Treffen am nächsten Montag arrangieren, weil dann Ihr neues Produkt auf den Markt kommt. Ihr Chef Max Meister wird das Treffen leiten, und Sie, Moritz Mustermann, werden das Treffen organisieren. Es wird bei dem Treffen zwei weitere Teilnehmer geben: Peter Palpatine und Kirsten Komisch. Max gab Ihnen den Plan für das Treffen. Das Treffen beginnt um 12.00 Uhr und endet um 13.00 Uhr. Dieses Treffen soll jeden Montag wiederholt werden.
Benutzen Sie den Navigator, um zum nächsten Montag zu springen.
Wählen Sie dort Aktionen Neuer Termin ... oder wählen Sie den Bereich zwischen 12:00 und 13:00 Uhr aus und geben Sie den Titel des Termins ein.
Geben Sie einen passenden Titel ein. Es ist wichtig, eine griffige Beschreibung zu wählen, denn nur dieses Feld kann durchsucht werden. Ein Vorschlag wäre Treffen wegen Produktveröffentlichung.
Geben Sie nun eine detaillierte Beschreibung in das große Textfeld ein. Um das Beispiel kurz zu halten, geben Sie einfach Einleitung, Der Plan, Schlussfolgerung in drei Zeilen ein.
Wechseln Sie zur Karteikarte Erinnerung, wenn Sie an einen Termin erinnern soll. Die Erinnerungszeit beträgt 15 Minuten - gerade lange genug für eine Tasse Tee vor Beginn einer Besprechung.
Wechseln Sie zur Karteikarte Allgemein. Wählen Sie Termin im Dialog Stichwörter verwalten.
Gehen Sie zur Karteikarte Wiederholung und wählen Sie Wöchentlich aus.
Die meiste Arbeit wurde schon automatisch erledigt. stellt standardmäßig wöchentliche Wiederholung ein. Sie werden auch feststellen, dass Endet nieausgewählt ist. Das heißt, dass der Termin jeden Montag wiederholt wird, ab ausgewählten Montag bis zum Ende des Universums oder bis Sie es löschen, je nachdem was vorher kommt.
Da hier bereits alles richtig ist, klicken Sie nun auf die Karteikarte Teilnehmer.
In der Karteikarte Teilnehmer sollten Sie folgendes machen:
Sie werden sehen, dass Sie der Organisator des Termins sind.
Im ersten Feld geben Sie bitte die E-Mail im Format Name <email> ein. Für unser Beispiel also Max Meister <mmeister@diesefirma.de>.
Wenn die Teilnehmer in Ihrem -Adressbuch sind können Sie statt der Eingabe der Namen und E-Mailadressen den Knopf Teilnehmer auswählen ... benutzen.
Wählen Sie Leiter als Rolle.
Im nächsten Feld geben Sie Peter Palpatine <ppalpatine@diesefirma.de> ein.
Geben Sie jetzt im nächsten Feld Kirsten Komisch <kkomisch@diesefirma.de> ein.
Wenn Sie so konfiguriert haben, dass die Groupware-Kommunikation benutzt wird, werden Sie gefragt, ob Sie eine E-Mail an die Teilnehmer senden wollen. Diese enthält die Einzelheiten des Termins und eine Bitte um Antwort falls Antwort erbitten in der Karteikarte Teilnehmer ausgewählt war. Anderenfalls können Sie die Einladungen mit dem Menüeintrag Planer Einladungen an die Teilnehmer verschicken senden.
Sie sind jetzt wieder im Hauptfenster des Termins. Prüfen Sie jetzt Ihre Eingaben auf allen Karteikarten. Wenn Sie zufrieden sind, klicken Sie auf OK.
Herzlichen Glückwunsch, Sie haben gerade Ihren erste Termin eingegeben!